第一章 总 则

第一条 为加强基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，结合本基金会实际，制定本规定。

第二章 档案管理

第二条 基金会档案的收集、整理和保管工作由办公室及外联部（照片及音像制品档案）负责。

第三条 归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。

第四条 归档范围：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料。
（一）登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、登记证、法人证、批复等；
（二）本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项报告、申请；
（三）本基金会的章程和各项管理制度；
（四）本基金会的工作计划、总结、年度工作报告、培训材料、请示、批复、会议记录、理事会纪要、奖杯奖状、荣誉证书等；
（五）本基金会理事会、监事会成员和工作人员基本情况；
（六）本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的文件材料；
（七）本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、有纪念意义和凭证性的实物材料。
（八）本基金会民政部登记年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及其音像资料；
（九）本基金会对外签署的捐赠、合作、采购等所有合同；
（十）其他具有保存价值的文件材料等。

第三章 收集整理

第五条 本基金会所开展的各项工作、活动，按照归档要求，由承办人在工作和活动结束后及时将文件资料整理归档。

第六条 本基金会工作人员外出学习、考察、调研、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议主要文件等需归档的资料交办公室整理归档。

第七条 本基金会当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门负责整理立卷，编制会计档案保管清册。

第八条 建立基金会专家库、志愿者数据库，利用基金会网站及时向公众传递各种活动信息及相关资料。

第四章 档案利用

第九条 借阅档案须经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。

第十条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。

第十一条 档案管理人员发生变更时，要及时填写移交清单，办好移交手续。

第十二条 本规定经第六届第六次理事会讨论通过，由秘书处负责解释。