第一章　总 则

第一条  为进一步加强项目档案管理，使项目信息能够更方便和有效地获取、交流、处理和存档，现制定项目档案管理办法。

第二章  项目档案建立时间

第二条  所有项目在立项启动后，即应形成档案材料。

第三条  项目结项时，档案材料应整齐完备。如项目需分年限多次实施，则每次项目实施时，都应对相关档案进行整理归档。

第三章  项目档案管理

第四条  项目档案日常管理由基金会该项目负责人进行归档保管。电子版档案材料应随纸制版档案材料同时归档；声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

第五条  项目档案柜内应保持清洁，做到防盗、防火、防湿、防蛀，确保安全。

第六条  档案保管人员每季对档案保管的状况进行一次全面检查，并作记录，发现问题及时向项目负责人汇报，采取有效措施，确保档案的安全。

第四章 项目档案查阅

第七条 如需查阅摘抄档案，应向项目负责人申请，经同意后方可查阅。未经项目负责人同意，不能复印、复制、公布档案材料。

第八条 一般情况下不允许将项目档案带出档案室。特殊情况如需借出，应先办理借阅手续，填写借阅登记表，并按照承诺时间及时归还，借用期间要妥善保管，不得遗失，不得转借。

第九条 查阅或借出档案时，经项目负责人同意后，项目管理人员要先清点材料后出柜，收回档案时项目管理人员清点后归位。

第五章 项目档案的销毁

第十条 以项目档案使用价值为鉴定依据，由项目负责人鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第十一条  销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字，并注明销毁方式和日期。

第六章 其他

第十三条 本办法经第六届第六次理事会讨论通过，由秘书处负责解释。