为加强对物资采购的管理，进一步规范基金会办公用品采购工作，提高采购工作的效益，切实推进基金会的党风廉政建设，根据基金会实际，制定本规定。
一、办公用品购买原则
为了统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公室统一负责。办公室要根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。
二、办公用品订购方式
小型或零星办公物品的采购可由两人以上到指定专门商店采购，要选购价格合适、质量合格的物品；或在网站通过比价选择性价比最高的商家进行购买。大型物品采购可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式进行。具体规定如下：
1、购单件或批量在5万元以上的物品，应采取招标采购。凡进行公开招标和邀请招标的，应成立专项采购工作小组，依法组织实施招投标。
2、凡采用竞争谈判或询价方式的，要组成有基金会负责人参加的谈判小组或询价小组，在进行市场调研、多方比较的基础上，经集体讨论提出意见，并根据权限由相应的组织或负责人予以确定。
3、凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则，按照权限由主管部门与基金会领导共同确定供应商。
4、办公用品采购必须取得套印税务监制章、财政监制章的合法票据。发票填写应清晰完整并加盖发票专用章，并附有用品明细清单，否则不予报销。
三、办公用品采购过程
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。
（一）验货
所采购的办公用品到货后，由管理员按购货清单进行验收，核对物品（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，收货入库。
（二）付款
采购员收到供货单位发票后，须查验订货合同，核对合同与发票记载的内容、数量与金额无误后，填写“费用报销单”，并携验收入库单、购买协议，交主管部门负责人审核签字后，做好登记，做到帐、卡、物一致，最后交财务处负责支付或结算。
（三）分发
办公用品原则上由基金会统一采购、分发给各个部门。用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。
四、办公用品保管
办公用品进仓入库后，仓库管理员按物品种类、规格、等级、存放次序、分区堆码，不得混乱堆放，并按送货单序号和货单内容在办公用品收发存帐册上进行登录。管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
五、办公物品采购纪律
（一）参与物品采购的单位和工作人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。
（二）物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入基金会财务帐内，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。
（三）对违反规定的行为，应追究有关责任人纪律责任，由此造成的损失由责任人赔偿，并按基金会规定惩处。
六、办用用品费用报销的审批程序
参照《中国听力医学发展基金会财务管理制度》