支票是是由基金会签发通知银行付款的一种书面证明。必须加强支票管理,保证支票使用的安全和合法。
一、 支票分为现金支票和转账支票两种
(一) 现金支票只适用于支付给未在银行开户的单位或个人的小额款项以及基金会提取的备用金和补足现金库存限额。使用现金支票,必须遵守现金管理规定,按现金的使用范围签发。现金支票使用的管理,按现金管理制度执行。
(二) 转账支票只能通过银行转账,不能提取现金。
二、转账支票的管理
(一) 财务部门要设专人管理从银行购入的空白支票,并建立台账,登记购入日期、种类、起止号码、妥善保管空白支票及预留印鉴。
(二) 财务部门要建立支票领用簿,逐笔登记领用人姓名、支票号码、用途、金额、收款单位等,并由领款人签章。
(三) 支票的使用人领用支票时,需填写“支票使用登记表”,报部门领导签字,基金会秘书长批准后到财务部门领取支票,并由申请人在财务部门登记签章。
(四) 凡基金会签发的支票,必须严格管理。结算账户必须有足够的资金以保证支付。财务部门在签发支票前必须查明银行存款的账面余额,防止超过银行存款金额签发空头支票。当签发支票后,存款余额不足以支付,受银行处分时,由财务部门负完全责任。
(五) 签发的支票必须采取记名式,写明收款单位或收款人,并列明款项的用途和大小写金额,不得签发空白支票。由财务部门对支票结算单金额的大小写进行核对。基金会秘书长要对报销事由进行核准把关。
如遇特殊情况必须签发空白支票时,须经秘书长批准,并在财务部门备案。财务部门签发的空白支票,只限于转账支票,并必须在支票上写明收款单位名称和签发日期。如果收款单位名称尚不能确定时,可不填,但签发日期、支票的用途和限额必须填写,领用支票的部门负责人和经手人员必须按照规定用途,在限额以内使用,对支票用途和金额的真实性、准确性负责。支票领用人要对空白支票负责,不得遗失,否则由支票领用人负全责。
财务部门要加强对空白支票的监督和管理,对签发的空白支票要进行登记,并及时督促支票领用人员按规定期限报账。
(六) 支票领用的报账期限。
一般情况从支票领用当日算起十日内必须报账。如遇特殊情况需延长时间,必须写出书面原因,报秘书长批准后送财务备案,基金会执行前账不清后账不借的原则。
(七) 支票金额起点每张100元,退款、找零以及结清账户的支票,不受起点限制。支票有效期为十天,自签发的次日算起,到期日遇法定假日顺延一天。
(八) 基金会收到的转账支票,只能送银行转账,不能转让和流通。
三、支票的签发
(一) 支票的签发,按支票的签发要求内容填写齐全,并加盖银行预留印鉴。
(二) 支票签发“六不准”:
1.不准签发空白支票;
2.不准签发远期支票;
3.不准出租、出借和转让给其他单位和个人;
4.不准将支票作抵押;
5.不准签发印鉴不全、不符的支票;
6.不准签发假用途的支票。
四、支票丢失时,要立即向财务部门声明,并及时向银行办理挂失手续。责任人要提出书面检查,交秘书长核批。对造成经济损失的,应根据情节严重,报请理事会批准给予责任人适当处分。
五、支票到期未用,应及时退回财务部门,并办理有关退回手续。
六、支票发生作废时,应及时退回财务部,并重新办理领用手续。对退回的支票,财务部门应及时办理注销。
七、财务部门要加强对支票的管理,每日至少清查一次,并做到及时和银行核对,以防造成账目错乱。严格掌握支票的报销手续,及时清理未达账项。
四、本制度经第六届第六次理事会讨论通过,由秘书处负责解释。